Großgruppenkonferenzen: 5 Erfolgsfaktoren für die Planungsphase

Großgruppenkonferenzen halte ich für eines der effektivsten Kommunikationsinstrumente in Veränderungsprozessen. Allerdings gibt es einige Dinge zu beachten, um eine wirklich runde Sache daraus zu machen und auch die vorhandenen Risiken gering zu halten.

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In der Planungsphase werden die Weichen gestellt, welchen Nutzen das Unternehmen am Ende aus dieser Investition ziehen kann. Eine Großgruppenkonferenz investiert in erster Linie in eine exponentielle Steigerung der Veränderungsdynamik und Veränderungsbereitschaft, indem sie alle wichtigen Personen und Gruppen eines Veränderungsvorhabens in einen dynamischen, emotional dichten Lösungsprozess einbezieht.

Folgende Erfolgsfaktoren sind persönliche Erfahrungswerte, die ich durch meine Verantwortung für fast 20 solcher Veranstaltungen gesammelt habe.

Die  Top 5  Erfolgsfaktoren:

  1. Kein Veranstaltungsdesign ohne Planungsgruppe: In einer Planungsgruppe mit einem Querschnitt der Teilnehmergruppe vorweg die zentralen Themen und Knackpunkte erarbeiten und die Intelligenz des Systems für ein wirklich passgenaues Veranstaltungsdesign nutzen. Die Lösungen für die große Gruppe sind in der kleinen Planungsgruppe immer schon angelegt.
  2. Ausreichend Zeit für den Planungsprozess nehmen: Ich habe Planungsprozesse erlebt, die nach vier Wochen ausreichend rund waren – andere, die mehr als ein halbes Jahr in Anspruch genommen haben. Je nach Zielsetzung, Umfeld und Komplexität braucht jede Veranstaltung in der Vorbereitung einen eigenen Rhytmus. Den gilt es zu finden.
  3. Das Topmanagement einbeziehen. Wenn im Unternehmen noch keine Erfahrung mit Großgruppenkonferenzen vorhanden, sollte die Dynamik beschrieben, auf Risiken hingewiesen, die möglichen Rollen und die Vorteile für Management und Organisation deutlich gemacht werden. In eher hierarchisch tickenden Unternehmen ist eine Großgruppenkonferenz eine Zumutung für das Management, da es hier Loslassen und Raum geben muss. Dafür muss im Vorfeld sensibilisiert werden. Es reicht dazu der Konferenzteilnehmer, der in der Hierarchie am Höchsten steht (möglichst ein Vorstand/GF), da sich alle Führungskräfte und Mitarbeiter an seinem Verhalten orientieren werden. Mehrfach habe ich erlebt, dass der Lernzuwachs gerade hier am höchsten war, da durch den Perspektivwechsel der Manager während der Veranstaltung ganz neue Erkenntnisse und Lösungen möglich wurden.
  4. Follow Up und Ergebnistransfer schon vor der Veranstaltung planen: Die Bereitschaft hierzu sollte frühzeitig mit dem Topmanagement und der Planungsgruppe ausgehandelt werden. Wenn die Bereitschaft nicht da ist, kann das im Veranstaltungsdesign berücksichtigt werden. Tut man das nicht, kann die gesamte Maßnahme ein Schuß in den Ofen werden, da die emotionale Atmosphäre der Konferenz eine harte Bodenlandung im Alltag macht. Das führt zu unnötigen Frustrationen, die eigentlich nicht das Ziel solcher Konferenzen sind…
  5. Ein sanftes Veranstaltungsmarketing aufbauen – keine PR-Maschine: Nutzen Sie die Unternehmensmedien und auch kreative Formen darüber hinaus, um den Informationsfluss ins Unternehmen zu gestalten: für den Einladungsprozess, Ergebnissicherung und Dokumentation sowie zur Mobilisierung für Aktivitäten nach der Veranstaltung.

Darüber hinaus empfehlen wir dringend eine externe Begleitung und Moderation dieses Prozesses. Die Effekte, die in solchen Veränderungsprozessen auftreten, sind sher komplex und erfordern eine souveräne Unabhängigkeit und Neutralität vom Moderator.

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1 Response to “Großgruppenkonferenzen: 5 Erfolgsfaktoren für die Planungsphase”



  1. 1 Kommunikation von Reorganisationen | changekomm-Blog Trackback zu 20. März 2014 um 19:30

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Michael Kucht von changekomm

Michael Kucht begleitet seit vielen Jahren Strategie- und Changeprozesse. In diesem Blog teilt er Beobachtungen, Wissen und Erfahrungen.
Change Kommunikation ist ein interdisziplinärer Ansatz, verstanden als Fortsetzung der Internen Kommunikation und Führungskommunikation mit den Mitteln des Change Managements.

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